Les obligations RH des TPE, PME et startups : ce que vous devez absolument savoir
Vous dirigez une startup, une PME ou une TPE d'une vingtaine de salariés. Entre le développement commercial, la gestion quotidienne et les décisions stratégiques, les questions RH passent souvent au second plan.
Pourtant, vos obligations légales en tant qu'employeur restent entières, que vous ayez ou non un service dédié. Le code du travail s'applique dès le premier salarié embauché, et les obligations RH d'une startup ou d'une PME sont identiques à celles d'une grande entreprise.
La bonne nouvelle ? Vous n'avez pas besoin d'être expert RH pour sécuriser l'essentiel. Il suffit de connaître vos obligations prioritaires et de mettre en place les bonnes procédures.
Les 5 obligations RH incontournables pour les PME et startups
1. Obligations contractuelles et légales de l'employeur en PME
Dès l'embauche de votre premier collaborateur, vous devez respecter un cadre légal strict. Ces obligations RH de base concernent toutes les TPE et startups.
Actions concrètes à réaliser :
- Contrat de travail écrit : remis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant l'embauche
- DPAE (Déclaration Préalable À l'Embauche) : au minimum 1 jour ouvrable avant la prise de fonction
- Durées maximales de travail : 10h par jour, 48h par semaine maximum
- Repos obligatoire : 11 heures de repos quotidien et 35 heures de repos hebdomadaire consécutif
- Congés payés : 2,5 jours ouvrables par mois travaillé
Point de vigilance pour les startups : Si votre secteur d'activité est soumis à une convention collective (tech, conseil, commerce...), consultez-la impérativement. Elle peut prévoir des règles plus favorables que le code du travail.
2. Obligations de paie et déclarations sociales en PME
C'est le domaine où les erreurs sont les plus fréquentes dans les PME sans RH. Les obligations paie et URSSAF sont particulièrement contrôlées.
Obligations mensuelles RH obligatoires :
- Établir et remettre un bulletin de paie conforme avant le paiement du salaire
- Transmettre la DSN (Déclaration Sociale Nominative) au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant
- Verser les cotisations sociales dans les délais URSSAF
Obligations annuelles RH :
- Déclarer les revenus de vos salariés pour le calcul de leur impôt sur le revenu
- Établir les documents de fin d'année (attestations fiscales)
Risque URSSAF en PME : Une erreur de paie, un retard de DSN ou une cotisation mal calculée peuvent déclencher un contrôle URSSAF avec des pénalités pouvant atteindre 10% des sommes dues, plus les majorations de retard.
3. Obligations santé et sécurité au travail pour les startups et PME
Même dans une petite structure ou une startup en croissance, vous avez une obligation de résultat en matière de santé et de sécurité.
Le DUERP : obligation RH n°1 en sécurité
Le Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) est une obligation RH souvent négligée dans les startups et PME :
- Obligatoire dès le premier salarié, y compris pour une activité de bureau ou une startup tech
- Doit identifier tous les risques professionnels de votre entreprise
- À mettre à jour au minimum une fois par an, et après chaque accident du travail ou modification significative de l'activité
- Doit être conservé pendant au moins 40 ans
- Accessible aux salariés, à l'inspection du travail et à la médecine du travail
Autres obligations sécurité en PME :
- Organiser le suivi médical de vos salariés (visite d'information et de prévention dans les 3 mois suivant l'embauche)
- Afficher les consignes de sécurité et les coordonnées d'urgence
- Former vos salariés aux risques spécifiques de leur poste
Sanction : L'absence de DUERP peut entraîner une amende de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive). En cas d'accident, vous pourriez être tenu personnellement responsable.
4. Obligations formation et entretiens de parcours professionnels en PME
Ces obligations RH sont souvent négligées dans les startups et petites structures, mais elles sont pourtant obligatoires, contrôlables et fortement conseillées
L'entretien de parcours professionnel obligatoire :
- Obligation tous les 4 ans avec chaque salarié
- Dédié à l'évolution professionnelle et aux perspectives de formation
- Un bilan récapitulatif obligatoire tous les 8 ans pour vérifier que le salarié a bien bénéficié des entretiens et d'au moins une action de formation
Obligations formation professionnelle PME :
- Vous devez contribuer financièrement à la formation via votre OPCO (Opérateur de Compétences)
- Le taux de contribution varie selon votre effectif
Sanction financière : Si au bout de 8 ans, un salarié n'a pas bénéficié des entretiens prévus et d'au moins une formation non obligatoire, vous devez abonder son Compte Personnel de Formation de 3 000 € (structures de plus de 50 salariés).
5. Gestion des situations RH à risque en startup et PME
Certaines situations exposent particulièrement les PME et startups aux contentieux prud'homaux. Ces obligations RH sensibles nécessitent une attention particulière.
Les moments RH à risque juridique :
- Période d'essai : respect des délais de prévenance (48h si moins de 8 jours de présence, 2 semaines après 8 jours, 1 mois après 1 mois de présence)
- Sanction disciplinaire : procédure stricte avec entretien préalable et notification écrite
- Licenciement : procédure précise à respecter selon le motif, avec des délais et des formalités spécifiques
- Arrêts maladie : respect des délais de carence, maintien de salaire selon l'ancienneté et la convention collective
Risque contentieux : Une erreur de procédure peut coûter plusieurs mois de salaire en indemnités devant le conseil des prud'hommes.
Les erreurs RH les plus fréquentes dans les PME sans service RH
Dans les TPE, PME et startups sans service RH dédié, nous constatons régulièrement les mêmes manquements aux obligations légales :
Reporter les mises en conformité RH par manque de temps, jusqu'au contrôle URSSAF ou au conflit prud'homal. À ce moment-là, il est trop tard et les conséquences financières peuvent être lourdes.
Utiliser des modèles de contrats génériques trouvés en ligne sans les adapter à votre situation, votre convention collective ou l'évolution de la réglementation. Un contrat inadapté peut se retourner contre vous.
Gérer les conflits sans connaître les obligations légales : ce qui vous semble logique peut être totalement illégal et vous exposer à des sanctions.
Négliger le DUERP et les entretiens de parcours professionnels obligatoires en pensant que votre petite taille vous protège. Grand nombre des obligations RH d'une startup de 5 salariés sont identiques à celles d'une PME de 50.
Improviser une procédure de licenciement sous le coup de l'émotion ou de l'urgence. C'est le meilleur moyen de perdre aux prud'hommes et de payer des indemnités importantes.
Plan d'action RH pour PME et startups : les étapes prioritaires
Pour sécuriser rapidement vos obligations RH en PME, voici les actions prioritaires à mettre en place :
Dans les 15 jours : Audit des obligations RH urgentes
- Vérifiez que tous vos contrats de travail sont conformes et à jour
- Contrôlez que vos dernières DSN ont bien été transmises
- Assurez-vous que tous vos salariés ont un bulletin de paie conforme
Dans le mois : Mise en conformité RH de base
- Créez ou mettez à jour votre DUERP obligatoire
- Vérifiez les dates des entretiens de parcours professionnels de chaque salarié
- Contrôlez que le suivi médical est à jour pour chacun
Dans les 3 mois : Sécurisation complète des obligations RH
- Planifiez les entretiens de parcours professionnels en retard
- Faites un audit complet de vos pratiques RH
- Identifiez les points de non-conformité et établissez un plan correctif
Toute l'année : Gestion RH courante en PME
- Tenez un calendrier RH avec les échéances mensuelles (paie, DSN) et annuelles (entretiens, mise à jour DUERP)
- Documentez systématiquement vos décisions RH importantes
- Conservez tous les justificatifs et échanges écrits avec vos salariés
Solutions RH pour PME et startups sans service dédié
Vous n'avez pas besoin d'embaucher un responsable RH à temps plein pour être en conformité avec vos obligations légales. Plusieurs solutions existent selon vos besoins et votre budget.
L'externalisation RH pour PME : un expert RH intervient régulièrement dans votre entreprise pour gérer l'administratif, vous conseiller et sécuriser vos décisions importantes.
Le conseil RH ponctuel pour startup : vous sollicitez un expert RH uniquement sur les situations sensibles (recrutement, licenciement, conflit, contrôle URSSAF).
La formation RH du dirigeant : vous vous formez aux fondamentaux des obligations RH pour gagner en autonomie sur les sujets courants.
Les outils de gestion RH pour PME : des logiciels peuvent automatiser une partie de vos obligations (suivi des congés, gestion du temps, tableau de bord RH).
L'essentiel est de ne pas rester seul face à ces responsabilités. Les conséquences d'une erreur RH peuvent être lourdes pour votre PME ou startup : sanctions financières, contentieux prud'homal, contrôle URSSAF, perte de temps et d'énergie.
FAQ : Obligations RH en PME et startup
Quelles sont les obligations RH d'une startup dès le premier salarié ?
Dès le premier salarié, une startup a les mêmes obligations RH qu'une grande entreprise : contrat de travail, DPAE, paie conforme, DSN, DUERP, suivi médical, entretiens de parcours professionnels. Peu d'exception prévue pour les petites structures.
Quelles sont les obligations URSSAF pour une PME ?
Les obligations URSSAF d'une PME incluent : la transmission mensuelle de la DSN (au 5 ou 15 du mois), le paiement des cotisations sociales dans les délais, la déclaration de tous les salariés et le respect des taux de cotisation en vigueur.
Le DUERP est-il obligatoire dans une startup de 5 salariés ?
Oui, le DUERP est obligatoire dès le premier salarié, quelle que soit la taille de l'entreprise ou son secteur d'activité. Une startup de 5 salariés a l'obligation légale de créer et mettre à jour son Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels.
Quelles sont les obligations d'entretien de parcours professionnel en PME ?
Les obligations d'entretien de parcours professionnel en PME sont : un entretien tous les 4 ans minimum avec chaque salarié, et un bilan récapitulatif tous les 8 ans. Ces entretiens sont obligatoires quelle que soit la taille de l'entreprise.
Quels sont les risques si je ne respecte pas mes obligations RH ?
Les risques incluent : amendes administratives, redressement URSSAF avec pénalités de 10%, contentieux prud'homaux avec indemnités (plusieurs mois de salaire), responsabilité pénale du dirigeant en cas d'accident du travail, et dommages à votre réputation.
Conclusion : Sécurisez vos obligations RH en PME et startup
Diriger une TPE, une PME ou une startup sans service RH ne vous exonère d'aucune obligation légale. Cependant, avec une organisation adaptée et les bons réflexes, vous pouvez sécuriser l'essentiel sans y consacrer tout votre temps.
Les trois principes clés pour gérer vos obligations RH :
- Anticipez plutôt que de gérer dans l'urgence
- Documentez systématiquement vos décisions et procédures RH
- Faites-vous accompagner sur les sujets à risque
La gestion RH n'est pas une contrainte administrative parmi d'autres. C'est un pilier de la pérennité de votre entreprise. Vos salariés sont votre premier actif : bien gérer leur relation contractuelle vous protège juridiquement et contribue à leur engagement.
Vous souhaitez faire le point sur vos obligations RH ? Un premier échange permet d'identifier rapidement vos priorités et les actions à mettre en place, sans engagement de votre part.